イベントオーガナイザー的Zoomの小技〜スマートな運営のために




三日間で700名以上が集ったオンラインイベント。

その舞台裏（裏事情？^^;）を綴っております。



（それぞれタイトル違うけど…笑）


今日は（「は」って、まだ続くのかね…？）
第二弾、第三弾においてどんな改善がなされたのか？
を追ってみます。





■記念撮影は大事！Zoomでの美しい全体写真は…


これ、前回書いてなかった！

Zoomウェビナーだったら参加者の顔は見えないけど、
せっかくZoomミーティングで開催してるんだから、
全体写真はキャッチしておきたいところ。


それに、初回が終わって、第二弾＆第三弾の動員のために
ぜひとも宣伝活動をしたい（してほしい）私たち。


最後は、顔出しOKの人たちだけでもビデオオンにしていただいて
全体写真を撮りたいと思いました。



ご存知の方も多いかもしれませんが、
Zoomって、PCのスペックが高いと、
ギャラリービューで１画面に50名まで移すことができます。


ビデオ設定で、ここの一番下（薄くなってる）に
チェックが入れられる人は50名ビューのできる人。



（私のMacではこんな断り書きが^^; 1画面25名までの人）



もし300名の人が全員顔出ししたら（そんなことは絶対ないんだけど）
50名撮影なら、６回のスクショ。
25名撮影だと、12回も構えてもわないといけません！！！


なので今回は、スタッフの中で50名対応スペックのPCだった
Mさんに全体写真のカメラマンをお願いしました。
（あの「パシャ♪」の掛け声、可愛かったでしょ？）


実際は、この日は顔出しOKの人は160名くらい？
パシャ♪は4回だったかな？


それを編集して全部をくっつけたのがこちら・・・





さて・・・これみて、何か気づきますか？

Zoomのスクショを
アップしたことのある人だったらわかるはず。


通常のスクショに比べると、
一人一人の黒フレームがなくて、名前も出てない！

あー、美しい…（笑）

（名前を消す加工はけっこうメンドイし綺麗じゃないんだよね）



実はこれ、リアル画面のスクショじゃなくて
「録画した動画からスクショしたもの」なんです。


これに気づいたのは、
全体の撮影してくれたスタッフMさん。

スクショでとったとき、
回線の都合だったのか、ビデオオンにしてるはずなのに
真っ暗で顔が見えてない人がいらしたんですが、

たまたまMさんはバックアップの録画も担当してたので
その場面を探してみたところ

動画にはしっかりお顔が写っており、
しかもこっちの方が
みなさんの名前が出てなくてちょうどいい…♪

（録画予定がない場合でも、
この撮影の時だけ録画をオンにするのがいいかも…）


ということで、第二弾も第三弾も、これを採用しています。




ついでにもう一つ、
この撮影秘話をお伝えしておくと、

撮影直前に、参加者にビデオオフ→オンをしてもらう
っていう段取りをすると、
あとの写真の加工編集がすこぶる楽になりますよ・・・

（ん？何言ってるかわからない？笑）


あのですね．．．

当日の登壇者は一箇所にまとめて（最初のページに）
撮影できた方が見栄えがいいじゃないですか〜？（笑）


このZoomの見え方って、
この部屋に入室してビデオをオンにした順番に並んでるんです。


始まったときだけじゃなく、
ブレイクアウトルームを使って一回メインルームから出たり
または、自分でビデオをオフにしたりすると
全体の一番後尾にいっちゃいます。

（自分自身はいつでも最初のページの左上から二番目に位置します。
だから他から見て本当は自分がどの位置にいるかわからないのよね…）


ってことで、
ブレイクアウトルームから帰ってきた登壇者たちは
バラバラに位置していますから、
これを先頭にまとまるために・・・

「では、今日の登壇者の方々に拍手を送りたいと思いますので
参加者の方でビデオをオンにしている方は、
一度オフにしていただいていいですか？」


みたいなことを言って、一旦こういう形を作りました。




そしてそのあとに

「では皆さん、お顔の出せる方はビデオをオンにして記念撮影しましょう」

ということで、さきほどのような撮影タイムに入ります。



これもね、、、

実は初日は、
「全体写真」のあとに「登壇者写真」としたものだから、
写真の加工編集がたいへんだったわけよ・・・みんなバラバラで^^;

何事も学習です…笑


追記：現在は、この順番（表示位置）は
（スポットライトやピンをしていない状態なら）
自由に移動できるようになっています。

さらに、「ホストの順番に従う」をクリックすると、
ホストが並べた順番を全員が共有するようにできます。


■秘技：ブレイクできる人だけブレイクする「＠システム」


(￣∇+￣)vｷﾗｰﾝ



これよ、これ！

今回第三弾にして編み出された、画期的な方法

「＠（アットマーク）システム」

・・・爆


こういう大人数のイベントのときにこそ
ブレイクアウトルームを使って、
少人数で分かち合ったりできるっていう時間が大事！

それが、このZoomミーティングの良さだと思っていて、
実際その方が参加された方の満足度は
すこぶるアップするっていうのはわかっていました。
（質問とかブレイクの設定とは上手くやらないと逆効果ってこともあるけどね…）



だけど、オンラインだと
参加者はそれぞれに日常を背負っている…笑


特に今回は告知の段階で

「聞くだけ、顔出し無しのご参加も歓迎です」

と謳っていたので、だいたい毎回、
参加者の半数ぐらいは、ビデオオフ状態。


さらにややこしいのは、

・顔は出せないけど声は出せます。

・顔は出してるけど声は出せません。

っていう人たちも混ざってる…^^;


ブレイクアウトルームの設定は、
そういうそれぞの状況は不明なまま
グループ分けをしなくちゃならない。



第一弾の初日の様子はもう書いたけど、
進行役の私が、口頭で

「顔が出せなくても声の出せる方は
ブレイクアウトルームに行っていただいてOKです。

顔も声も出せないけど、
ブレイクアウトルームの話を聞きたい人も
行っていただいてOKです。」

ってアナウンスしたんですよね…




なので第二弾のときには

「全員の方にブレイクアウトルームのお誘いが出ますが、
顔が出せる方だけ移動してください」

とご案内しました。

ブレイクアウトルームとはいえ、
すべての小部屋にファリシテーターを配置する手間は困難だったし
（ルームの数が多すぎてね…）

限られた時間でいきなり一緒になった人たちが、
顔無しさんがいる状態でシェアするのは緊張するよねーと思って。


そういうアナウンスだったから、
やっぱりメインルームに残られた人たちは多かった・・・。


この人たちを放っておくのも忍びないので、
ここは、私と同じくらいアドリブに強い
高原代表にご登場いただいて（笑）
聞くだけ顔ナシの人たちに向けて、
十数分間の1人語りスペシャルトークを
繰り広げてもらうことにしました。

お題は、ブレイクアウトルームでのテーマと同じ
「あなたが自分で自分をご機嫌にすることは何ですか？」

そりゃ、彼女が何を語ったかは想像に難くないでしょう…😁

※こちらのスペシャルトークも
残念ながらオンデマンド配信には含まれておりません🙇



ふむ・・・

やっぱりブレイクアウトルームを設定するときに
何か手がかりがあった方がいいよね・・

とスタッフたちが知恵絞った結果、
第三弾で導入されたのが、

この「＠（アットマーク）システム」！
というわけです。


参加者の人には一手間お願いすることになるのですが、
途中休憩の際に

「この後のプログラムでブレイクアウトルームを活用します。

ブレイクアウトルームに行けます〜！という方は、
ご自身のお名前の頭に「＠」をつけておいてください」

とお願いしました。


ここでのポイントは

・行けない人じゃなくて、行ける人につけてもらった
↑
操作が苦手で行けない人もいるだろうと…

・数字とか、アルファベットじゃなくて、＠の採用
↑
これならスマホでも挿入しやすいだろうと…

・＠は#よりも後にきて、ローマ字よりも前にくる
↑
登壇者の頭には#を入れていたので、
参加者リストで#の次に並んでほしかったんです。
ローマ字で名前を書いている人もいるので、
そこには混ざらない方がいいしね。


こうして＠を各自でつけていただければ、
ブレイクアウトルームで割振りするとき、
確実に移動できる人たちだけを
グループにご招待できます。


最終日の前日リハで、そんなことを考えついて
「お〜♪じゃ、それでやってみよ〜」
と迎えた第三弾。


ブレイクアウトルームを設定したスタッフYさん曰く

「も〜、素晴らしかったです・・・」

とのことでした^^


これ、なかなか良いシステムだと思うわ〜。
流行らないかしら？（笑）




■本来とは使い方違うけどね…「字幕アナウンス」


登壇者の話が始まってしまうと、
聞いてくれている人たちに、ガイド的なアナウンスって伝えられない。

これはリアルのイベントでも同じ。
（下手な司会者がしゃしゃり出てくると、イベント台無しになるよね…^^;）



でもさ、これ使ったら、それが可能になるんじゃない？・・

と見つけたのが「字幕」の活用。


これね、いわゆる字幕として
画面上にタイプしたものや、
音声入力したものを出せる仕組みなんだけど、

今回は事前レクチャーで
あらかじめ字幕が見えるように設定していただき



※スマホでも「ミーティング設定」を開くとオンにできます。


登壇者が話したり説明していることの補足として、
ときどきアナウンスを入れました。


たとえば・・・



↑ここ。

笑

グループプログラムのファシリテーター
ばばりんこと 馬場あゆみさんが

ずっと座り続けていることを気遣って
みんなで伸び伸びしている瞬間。


こんな風に、
ご覧いただいている方へのガイドが、随時
本編の邪魔にならずにアナウンスできるって、
オンラインならではじゃないでしょうか^^

（字幕担当は、ホストから字幕権限を指定されるとできます）



・・・はい、
じゃあと一回でまとめます^^;


→「オンラインイベントの仕切り方とつながり方 〜まとめ」
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