Zoomオンラインイベント開幕〜いよいよ本番！

前回の記事が長くなりすぎて、

いまだ本番前…^^;

でも今回のイベント成功の陰には、

三時間×３開催の本番に至る前に行った

準備や調整の諸々が大事だと思うので、、、

もう一つシェアしておきます^^

（おーい！まだ本番行かないんかいっ！）

参加してくださる方に

当日入室してからじゃなくて、

事前に情報提供しておくために・・・

動画作りました😁

↓

まだ見れるかな？

GOW2020チャリティイベント「参加の際のZoom設定の説明」

JALOのイベント告知ページでリンクしてもらいました。

これは、いわゆるZoomの使い方ではなくて、

（多分他ではあんまり使っていないであろう）

このオンラインイベント用に行ってほしい

1.　字幕の設定

2.　ビデオオフの参加者の非表示設定

を説明した動画です。

今回の仕掛けとして、

１. 「字幕」を活用して参加者にアナウンスする

2．顔ナシさんの非表示によって「ステージを作る」

という試みは、当初から決めていました。

※実際どんな風に使ったのか、

というのは本番の解説にて・・・

どれくらいの方がこの動画をみて

設定してくださったかはわかりませんが、

「こんなに丁寧に事前説明をしていただいて・・・」

と数名の参加者の方には感謝の労いをいただきました^^

じゃー、いよいよ本番ねー！いってみよ♪（笑）

■初日300名越え！オンラインは間際まで集客可

「本日のイベント申込み人数、現在２８１名です。

 もしかしたら３００いってしまうかも･･･？！」

・・・と事務局Sさんから

グループチャットに書き込みがあったのが朝の8:30！

イベントは13:00スタート。

オンラインイベントの特徴として

リアルよりも断然ギリギリ申込みが多数。

※申込みサイトは、Peatix（ピーティックス）を使いました。

当日の〆切は12:00に設定していました。

（クレジットカードのみ、コンビニ支払いは前日まで）

そして、11:30に「３００名になりましたー！」

とお知らせがきて、

12:00の〆切時には、

307名のお申し込みをいただきました👏

実は1000名を目指していたので

（半分冗談で半分本気。

っていうか1000名までのオプション買ったし、

1000名参加するオンラインだったら

仕切り方が違うだろうなー、大丈夫かいな？

と思って、腕まくりしてたので／笑）

300っていうのは

そんなにビビる数字じゃなかったんです。

でも蓋を開けてわかったことは、

人数の問題じゃなかった・・・

■オンラインは、予想以上に「出入り自由」（笑）

12:30、スタッフと登壇者は先に入室。

画面の共有と音声の最終チェック。

あ、あと、濃いめの口紅ね（笑）

もうやるべき準備はすべてやったし、

登壇メンバーも十分すぎる練習を重ねていたし、

何が起こっても、慌てずに対処できる！と心に決めて…

12:55、さぁ！お出迎えです。

待機室でお待ちいただいていた皆さまは、すでに200名近く。

そんな人数がどどどーーーっと入室されてきた様子は圧巻でした！

あ、もう200以上、おおー300になる〜♪みたいな^^

で、ほぼオンタイムでスタートしたんですが、

このとき分かったこと。

待機室の設定をオフにしないと、

「待機室→入室の許可」を

ホストが都度都度クリックしないといけない。

始まったら待機室をオフにするってのを

メインホストYさんに伝えて（共有して）おかなかった…。

（チャイム消してあったのはGood Job！）

もしかしたら、

プログラムが始まってから入室してもらう人たちには、

まずは待機室に入ってもらって、

待機室宛にメッセージを送って

ミュートとかの確認しようって

メインホストとしては思ってたのかもしれないけど、

もうね、、、そんな人数じゃないのよ。

（ホスト→待機室にメッセージは可能です。

待機室にいる人からホストにチャットを送るってのはできないけど）

リアル以上に、遅刻してくる人は多いの（笑）

しかも、一回入ったはずなのに、

何かの不具合なのか、ちょっとお茶の用意に行ったのかは不明だけど

一回出て（落ちて）また入り直す人たちがすごーく多い。

リアルのイベントでは考えられないほどの

「出入り自由感満載」なんです（笑）

・・・でね、この第一弾のzoomリンクは、

ほんとーーに初めてZoomを使う人に易しく手間を取らせないように、と

「パスワードなし」で設定していたんです。

でもここは反省。

途中から待機室なしで、ダイレクトに入れるようにするなら、

（待機室→入室の際に名前とかチェックしないなら）

やっぱり、パスワートが埋め込まれたリンクをつくるべし！

（スマホとかでパスワード入力の手間が生じる人がいたとしても…）

↓

追記：現在はZoomのアップデートで、ミーティングのリンクを（事前登録なしで）シェアする場合はパスワードなしの設定はできなくなりました。

■一番の対処ポイントは「ミュート」だね〜

そして、やっぱりというか、

予想通り起こったアクシデントは、

ミュートが外れて急に話し声や雑音が漏れてしまう人の存在！

（予想するに、スマホで入っていてそこに電話がかかってきたり

他のアプリを立ち上げようとしたりして、ミュート解除しちゃうんじゃないかなー）

一応、入室時にはミュート状態になるように設定していたのですが、

それでも、慣れてない人は外しちゃって

うっかり声が漏れちゃったりするのよね…^^;

数回あったかな？と思うんだけど

どれもほぼ数秒の雑音で難なく対処できたのは、

共同ホストHさんにミュート隊長をお願いしていたから。

で、このミュート係（ビデオオフの係も）

１名を専任した方がよいです。

別のイベントで数名の方に

「ミュート隊」になってもらったら、

お互いにミュートを押し合っちゃって

オンオフの行き違いで時間がかかる・・・

ということがあったので^^;

でもこれね、

ホスト以外の参加者は、

全員ミュートにしてしまう＋自身では勝手に解除できない、

っていう設定もできるんです。

どうして最初からこれにしなかったかっていうと、

登壇する人も自分でミュート解除できなくなっちゃうから。

（そのタイミングでホストが

登壇者のミュートを解除するっていう手間が増える）

共同ホストにしておけば、自分で解除できるけれど、

チャットの設定を

パプリック（皆様宛）とホスト宛のみ切り替えられるタイプにしてたので

（プライベートチャット（参加者同士でもチャットできる）をNGに！）

そうすると、

チャットで登壇者個人宛に質問が入ったりするかなーとか

登壇中にもホストサイドで動いている

いろんな情報が目に入っちゃうかなーとか思ったりして・・・

でも、これこそ改善！

二回目からは、登壇者は「共同ホスト」にして

◎開始時に参加者をミュートに設定（チェック入れる）

Ｘ参加者に自分のミュート解除を許可しない（チェックを外す！）

ことにしました！

（予想通り、これに切り替えて断然よくなった♪）

■これでパネルディスカッションができる！

これまでこの機能をこんなに活用したイベント、他になかったんじゃないかな？

っていうくらい、これを初めて知った人も多いはず^^

冒頭の動画でも説明して、

当日みなさんにも改めてお伝えしたのですが、

Zoomって、ビデオオフにしている人を

表示しないっていう機能があるんです。

ビデオ設定→「ビデオなしの参加者を非表示」にチェックを入れる

※ビデオオフにしている人の画面の右上「…」からも設定可能です。

これね、私は自分の講座でも使っています。

講師として、またはファシリテーターとして話しているとき

顔なしで耳だけで入っている人（通常は黒画面に名前orアイコン写真）

に向かって話すのって、結構ストレスフルなんですよね…。

（以前、少人数なのに「今日は私 顔なしで…」って言って

入った人がいた時のMTG、最悪だったもの・・・。

リアルでいうところの

「ドアの外で聞き耳立ててる人がいる」みたいな？😒）

今回はもともと

「聞くだけ＆顔出し無しのご参加も歓迎」

とアナウンスして、そのつもりで入られていた方も多く

初日でも300名中半分以上の人は

ビデオオフのまま参加されていました。

なので、あえて呼びかけて、

ビデオオンにできる方もオフにしてもらうのは

（特に後半だったからさ・・・）

参加されている方にも楽だったのでは？と思います。

この非表示設定を促して

登壇する人だけがビデオをオンにしておくと・・・

ほーら！

実際には300名以上の人が

ミーティングルームに入っていたのですが、

この四名だけの表示になりました！

画面共有中でもギャラリービューにしていれば

こんな感じで、

4人（だけ）がステージにあがって

画面を見ながら話しているような演出ができます。

これはファシリテーターの力もありますが、

実際、4人はずっとマイクのミュートは外したままで、

途中、ファシリテーターからの質問に答えたり、

他のパネリストの共感のため息や笑い声なども入って

1人がずっと話し続ける講演スタイルとは

ちょっと違ったプログラムをお届けできたのではないかと思います。

あとからスタッフ間でも話していたんですが、

これ、リアルのステージだったら、

合いの手いれるのも、

ちょっとの隙間に質問するのも、

いちいち「自分のマイクを手にとる」という時間が必要だけど、

（だから、素人集団のディスカッションで盛り上がりにくい…^^;）

このオンラインの方法だと、

ずっとそれぞれのマイクはオンの状態なので、

ちょっとつぶやいたこととか

ちょっと聞きたいこととかが

すぐに反映されて掛け合いしやすい・・・

っていう特徴があります。

（もちろん、くしゃみとか咳とかしたいときは瞬間的にミュート発動すべし！）

テンポよく会話を進めたいときは

（周囲が静かな状況であるというのがマストですが）

ミュートにしない方が断然いいっていうのは

多くの人たちがZoom飲み会なんかで経験されていると思いますが（笑）

こういうイベントでも、

それを活用できるっていう１事例でした。

ただし、ビデオオフについては注意が必要。

丁寧に説明しているつもりでも、

Zoom初心者の方の中には、「ミュートする」と同じくらい

「ビデオをオフ」にできない方もいます。

そういうときは、共同ホストが

顔が出ちゃってる参加者の「ビデオをオフにする」をクリック。

そうすると、共同ホスト権限で

強制的にビデオオフにすることができるんです。

でも、実はホスト側でビデオをオフにされた人は、

自力でビデオをオンにして戻ってくることができません。

なので、ホスト側は

自分が誰の「ビデオをオフにする」をクリックしたのか

を覚えておかないといけないという・・・^^;

（この辺はあらかじめ全スタッフがわかっていたので

みんなでチェックしていて、

オフッた人の名前をプログラム中に答え合わせしたりして…）

あら？

まだブレイクアウトルームの画期的な設定方法も触れてないし、

いかに双方向性にこだわって、

いろんな機能を使い倒したかっていうことも書けてないじゃん・・・💦

ふむ・・・・

じゃ、その３に続きます😁

→オンラインでもつながりたい！〜試行錯誤の始まり

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