今年の５月は、
こちらのチャリティイベントに始まり
チャリティイベントで幕を閉じました・・・笑
三日間に渡り開催された
おかげさまで、のべ700名を超える皆さまにご参加いただき、
たくさんの感動を笑いと学びの機会をお届けすることができました！
それぞれの開催のそれぞれのプログラムについては、
参加された方々の感想記事が続々とアップされているので、
私は、今回このイベント全体を
プロデュースさせていただいた立場として
しかも、同じ集客設定で、
立て続けに３回も運営を仕切らせてもらった役割として
（課題→改善点→効果が把握できました）
「100名以上が集う有料のオンラインイベント」で
企画から告知、当日のオーガナイズすべき点などを、
こちらにまとめておこうかと思います。
けっこうマニアックに書いていきますが、
多分その方が、これからオンラインイベントを
仕切ろうとしているどなたかのお役に立てるのでは？
と考えて、ちっちゃな気づきや変更点も
できる限り綴っておこうと思います。
（イベントに参加された方は、裏ではこういうことが行われていたのかと、メイキングエピソード感覚でお読みいただければ幸いです^^）
ではスタート！
■リアルイベントからオンラインイベントへ
それは、緊急事態宣言の出される前、
4月1日のことでした。
通称 親分・・・あ、違った（笑）
日本ライフオーガナイザー協会（JALO）の
高原真由美代表から（いつものごとく／笑）
「ちょっと打ち合わせさせて〜」な連絡があり、
今年のチャリティイベントを
オンライン化する件についての相談。
このチャリティイベントの始まりは
東日本大震災の復興支援。
ここ10年、
協会を支える全国のチャプターが主体となり
10を超える地域で、開催されてきました。
各チャプターのメンバーが趣向を凝らして、
ライフオーガナイズの認知度アップのために
イベントを行い、その収益を寄付しています。
例年の開催日程は、５月中のどこか。
だから、
もう各チャプターでの準備はすすんでいて
会場も予約済みだし、
登壇者も決まっているし、
運営する実行委員たちの打ち合わせは
すでに回を重ねられていたわけです…。
周りを見渡せば、
世の中の３月４月のイベントは続々と中止＆延期。
５月も難しいんじゃないかなー
と思いつつも、
ここまで準備をしてきた
実行委員の方々の思いを考えると、
簡単に「今年は中止にします」とは
言えない（言いたくない）気持ちは
高原さんも私も一緒でした。
でも、それぞれのチャプターに、
「じゃ、オンラインに切り替えて開催してください」というには、
ノウハウが乏しいし、負担が大きいよね…。
・・・・ということで、
じゃぁ今年は
全国のプログラムを統合して
オンライン開催にしてみる？
“本部主催で・・・”
↓
↓
ここ重要！
・・・というのは
イコール
“奈都子さん、仕切ってくれるよね？”
と翻訳して聞くとこね（笑）
はいはい、
私も100名までならオンラインで仕切った経験値があったけど、
それ以上となると未知だなー。
でもどうにかなるか〜という気持ちと、
やってみたい〜っていう気持ちとで
（あれ？ポジティブばっかりだわ…^^;）
「うん、じゃ、そうしよ」
となり、
新たなイベント開催日時を決め、
各チャプターからのプログラム推薦要件を決め、
オンラインで初めて登壇する人たちのサポート日程を決め…
その夜、高原代表は
各チャプターへの諸々の報告と陳謝、
今後の予定と変更日程での登壇者の推薦のお願い
・・・等々
長い長いメールを綴ったのでした。
これ全部、4月1日中のことです。
■ZoomウェビナーかZoomミーティングか
オンラインといえば、
使い慣れているZoomで、
というのはもちろんあったんだけれど、
当初、私と高原さんの頭の中にあったのは、
100名を超える人たちにスムーズに配信するなら、
Zoomミーティングじゃなくて
Zoomウェビナーのほうがいいんじゃないか・・・
ということでした。
両者の違いを簡単に説明すると、
一般に使っているのは、
正式には「Zoomミーティング」と呼ばれるもので、
これは、通常の有料プランだと100名まで。
（101〜1000名までを集うなら、オプションとして別料金がかかる）
Zoomミーティングは、
参加している人が声を出したり顔を出したりすることができますが、
（だからその分回線に負荷がかかり、大人数になると落ちやすい）
Zoomウェビナーは、
顔を見せて画面上で話せるのは
ホストと登壇する人（パネリストとして設定）のみ。
（両者はオフにして待機することもできます）
それ以外の参加者は、基本は見るだけ。
声も顔もオンにして画面に出てくることはないし、
ホスト側にも参加者の顔は見えていません。
だからもちろん、ブレイクアウトルームとかは無し。
（ウェビナーは無料プランはありません。人数によって金額は異なります）
投票とかチャットの使い方はどちらも同じで、
ウェビナー独自の設定としては、
「Q&A」というのがあります。
参加者がテキストで質問したことについて
ホスト（共同ホスト含む）がテキストで答える。
あるいは「講演の中で回答済み」みたいな表記をいれて
質疑が細かくチェックができる、というシステム。
この「Q&A」機能は、
たとえば、企業の方々が商品やサービスの説明会を行い、
見ている人たちから質問を受けて、
丁寧に（漏らさず）回答していくために
活用される仕組みだと思いました。
だから、両者の機能を比べたとき
（集客人数は別として）
入室後、
・ただ聞いてもらうだけならウェビナー
・参加者と（または参加者同士で）交流するならミーティング
っていう選択肢でした。
最初は、
もし500名とか1000名とかになるなら
ウェビナーにした方がトラブルは少なそうだよね…
と思ってそのつもりで想定していたんだけど、
待てよ・・・これまでのチャリティイベントを考えると
参加してくれた人たちの横のつながりとか、
プログラムを聞いて感じたことのシェアとか
どのチャプターでもそこんとこ大切に開催してきたよね・・・
それに、チャリティとは言え、有料のイベントで
（チャットは使えるけど）聞くだけっていうのは
満足度としてはどうなんだろう・・・？
YouTubeのライブ配信と変わらないんじゃ…？
それって、あんまり面白くなくない・・・？
といろいろ思いあぐねて、
・講演プログラム
（1人でプレゼンする人たち）はウェビナーで
・グループプログラム
（複数名でパネルディスカッション的な発表）はミーティングで
ってな感じでミックスにするのはどお？
となって、ギリギリまで
どっちもオプションの有料課金をする準備を
高原さんにお願いしておりました。
・・・がしかし、
４月をすぎて５月に入って、
Zoomさんのいろいろなアップデートや（苦笑）
ネットワーク通信のトラブルなどのケースを
いろいろ耳にするようになって
ウェビナーとミーティングのミックスだと、
途中で、参加者にリンクを切り替えて
入り直してもらうというハードルが伴い、
それは不要なトラブルを生むであろう
・・・と気づきます。
（そりゃそうよ・・・
いや〜実は薄々わかってたんだけどね、
ウェビナーも使ってみたかったのよ…笑）
で、結局、
Zoomミーティングで
1000名までのオプションプラン1本でいこう！
と決意したのは、なんと！
初日の幕があく5日前のことでありました…^^;
（結構間際まで迷ってたんよね…）
※後日談ですが、結果的にこの決断がとてもよかった。
ブレイクアウトルームでのシェアで
モチベーションがあがったり、新しい気づきを得た、、、
という報告ももらえました。（やり方については後筆）
また顔を（出せる人は）出して記念撮影もできたし、
何より登壇した人たちが（一部だけど）オーディエンスの
顔を見て話せた、というのが大きかったと思います。
これはZoomウェビナーを選んでいたら、
どれも出来なかったことでした。
■リハ＆リハ…と充実した運営スタッフ体制
今回、本番は5月15日、21日、30日の三日間。
いずれも三時間のプログラムです。
登壇する人たちは全部別々ですが、
当日の運営に携わるスタッフ（共同ホストとなる人たち）は
三日間を通して同じメンバーで揃えたかった。
しかも、三開催それぞれに、
・１週間前に三時間の調整リハ と
・開催前日の本番同時刻に三時間の確認リハ
を行って、さらにそれとは別に
運営スタッフだけのミーティングが2回？3回だっけ？^^;
なので、今回のイベントオーガナイザーチームの７名は、
そりゃーこの期間、
どんだけ顔を付き合わせていたかわかりません…笑
みなさん、５月はこのチャリティイベントのために
身を捧げてくださった（笑）ことを改めて感謝します。
このメンバーのチームワークがなかったら、
こんなに大きなイベントを
こんなにスムーズに運ぶことはできなかった…。
そして、リアルでのイベント並みに
こんな風に作業や担当を分散して、
それぞれを任せたことにより
本番で起こる数々のアクシデントにも
それほど慌てることなく、対応できたなーと思いました。
今後の（？）ために、
スタッフの役割の割振りと、
事前リハでどんなことをしたのかも書いておきます。
しらら（S）：事務局（申込対応）
彼女はリアルイベントのときは、
私の右腕っていうか両腕みたいな感じですが（笑）
今回はオンラインということもあって、
直前まで申込みの問合せやら手続きやらで
事務局としての対応をする必要がったので、
本番中の担当との兼務は無し。
これ、結構重要。
あっきー（Y）：メインホスト
zoomリンクの発行から
当日のzoomのオーガナイズをしてくれました。
協会のアカウントでリンクは作っているのですが、
これを、真由美さんじゃなくてあっきーが操作したことも
すごくよかったと思います。
（実際、親分が「私、やりたくなーい、あっきーにやってほし〜」って言ったんだけど…笑）
リンク発行者（ホスト）の設定次第で、
当日の参加者の操作に制限を加えられるので、
そういう細かな設定変更をまるっと担ってくれたのは、
とっても助かりました。
あと、メインホストだけの権限としては、
ブレイクアウトルームのグループづくり。
これに関しては、第一弾〜第三弾への改善が著しい^^
（あとで書きます）
まみちゃん（A）：スクショ撮影担当
リアルイベントでいうところのカメラウーマンですが、
これもね〜、専属で任せてよかったなーと思います。
しかも彼女は「スマイルハンター」で、
それぞれの登壇者のここぞという瞬間をキャッチしてくれました。
（かなーりの枚数を撮りまくっているということでしたが…^^）
そのおかげで、ライフオーガナイザーたちの感想記事や
第二弾第三弾に続く告知のためのシェアにも、
メンバーたちのとびきりの笑顔画像が使えて、
注目もしてもらったと思います。
まるちゃん（M）：共同ホスト（スポットライト隊長）
zoomのスポットライト機能は、
オンラインイベントではとっても大事です。
司会者と登壇者の入れ替わりや、
プログラムの進行にメリハリをつけられます。
まるちゃんには、第二弾第三弾とどんどん他のお仕事が振られて
（チャット誘導とか本番中の別サイトでの画像作成とか）
申し訳なかったんですが、そういうときには
仕事を分けて、担当委譲するっていうのも
今回はスムーズにできました。
それは、この人がいてくれたから・・・
あっちゃん（H）：共同ホスト（ミュート隊）
zoomミーティングでの運営泣かせは、
参加者の予期せぬ声（わざとじゃなくてね…）が
進行中に入ってきてしまうこと。
なので、マイクをオフにし忘れてしまっている人を
こちらでミュートにする「ミュート隊」を準備。
初日は結構忙しかったよね〜^^;
（第二弾からは仕組みを変えました）
さらに今回は参加者のビデオオフも必要で
自力でできない人はそれも介助してもらいました。
（実は、これが結構大変なんです・・・これも理由は後ほど）
事前のリハーサルチェック内容
・回線の安定性と話す声の音質チェック
↑これで、LANケーブルを調達してもらった人多数。
結果全員、Wi-Fiではなく有線での通信を行いました。
・バーチャル背景チェック
↑登壇者はお揃いの画像を入れることにしましたが
透明人間になりそうな人にはグリーンバックを送って
使いまわしたりしました^^;
・画面共有の操作練習
↑これ結構大事で、ほぼ皆さん、本番は慌てずに
「画面の部分」からの共有を使って、
パワポの発表者ノートを使用できました。
・話の構成とスライドのレイアウトチェック
↑ここはもうほぼコンサル的な感じだったかも…^^;
みんな話したいこと＆伝えたいことが満載で、
いかにシンプルに分かりやすく内容を整えるか、
コンテンツそのものをオーガナイズする作業も行いました。
・服装とかメイクとかアクセサリーとか・・・
↑バックが淡かったので濃い色のジャケットとかの方が
はっきり映るけど、でも黒とか紺だけだと暗くなる…
なので、どこで色を足すか、前髪どうするか…みたいな
アドバイスもわんさか（笑）
さて、ということで、いよいよ本番初日です。
あーーーー、あまりにも長くなったので次回に続きます^^;
0 件のコメント:
コメントを投稿